Mejoras en los servicios de la DiTIC de la UTN Buenos Aires

A fines del año 2009 desde la Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones (DiTIC) se  inició un proyecto que tiene como meta realizar una adecuación completa de todo el sistema de correo utilizado por la comunidad UTN Buenos Aires. El objeto de esta actualización es lograr una mayor flexibilidad laboral, una mejor comunicación,   y adecuar el sistema para el uso de tecnologías actuales.

La primera acción realizada fue el envío de un mailing a todas las cuentas que figuraban como activas. Este mailing tuvo como objetivo limpiar el servidor de correo de cuentas que estaban inactivas, en su mayoría genéricas que cayeron en desuso ó pertenecientes a personal antiguo de la Facultad, y que nunca se dieron de baja, para luego dedicarse a migrar al futuro servidor las cuentas que realmente estaban activas.

Como se necesitaba fortalecer el sistema, su rendimiento, optimizar el hardware y mejorar la seguridad de la información, se llevó a cabo primeramente la virtualización del servidor de correo antiguo, esto significa que el mismo dejó de ser un equipo físico y paso a ser una máquina virtual. Luego se comenzó a hacer backup diario de los correos dentro del sistema de almacenamiento que había sido adquirido recientemente por la UTN Buenos Aires.

Otra de las políticas implementadas durante la transición fue el uso de direcciones de correo que redirigen los correos electrónicos que reciben a otras cuentas. Dichas direcciones de correo se denominan Alias y no cuentan con bandeja de entrada, porque nunca almacenan correos. Dentro de la UTN.BA las cuentas de correo que poseen bandeja de entradas corresponden a personas físicas. Este cambio brinda mucha más flexibilidad en el manejo de los usuarios y la administración de las direcciones de correo que corresponden a áreas de la Facultad.

Una vez definidas las políticas de Alias, en conjunto con el área Recursos Humanos se llevó a cabo un empadronamiento de personal de la UTN Buenos Aires donde a toda persona perteneciente a la comunidad se le dio un usuario SInAp con una cuenta de correo personal con dominio FRBA asociada, con el fin de migrar de una base de datos aislada a un servicio unificado con las otras aplicaciones de DiTIC. Para esto se migro la base de datos a un directorio general, lo que hizo posible la unificación con los otros servicios de la Facultad, un usuario único y mayor seguridad en la encriptación de las claves.

Ya con los empadronamientos realizados y las correspondientes migraciones de datos, solo quedaba ganar performance, acortar los tiempos de carga y lectura del correo.  Para esto se realizó la migración del servidor de correo pasando a utilizarse Dovecot. Este servidor es el que le permite al usuario ver o consultar sus correos.

Por otra parte se efectuó la apertura del servidor de correo saliente desde afuera de las redes de la Facultad, lo que permitió enviar correos sin estar dentro de las sedes. Además para mejorar la seguridad se comenzó a exigir la autenticación para el envío de correos.

En cuanto al correo basura, se realizaron ajustes de filtros reduciendo notablemente la cantidad de spam. Este proceso es continuo, por eso sigue mejorando periódicamente.

Recientemente se lanzó un nuevo Webmail, más moderno, fácil de usar y rápido, que cuenta con una Interfaz Gráfica Más Configurable, que puede leer sus correos de manera más cómoda y veloz. De la misma manera se podrá tener mejor control de la bandeja de entrada utilizando carpetas propias y la función de arrastrar y soltar para ordenar sus e-mails. También se pueden  ordenar cadenas de correos en una sola charla. Además se adaptó el Webmail a sus necesidades con carpetas personales, creando filtros propios para ordenar sus correos.

Junto con este gran cambio vino uno aún más interesante; la Libreta de contactos UTN.BA, la cual permite enviar correos electrónicos a cualquier persona de la comunidad laboral UTN.BA sin necesidad de agregarlos, solo basta con escribir parte del correo electrónico o del nombre de la persona en el campo “Destinatario” y se despliegan los posibles destinos que coinciden con lo indicado. Por otra parte es posible exportar la libreta de contactos personal del antiguo Webmail al Webmail actual, logrando que la migración sea lo más transparente posible.

Esto sumado a la configuración de identidades para enviar correos tanto desde su dirección personal como con los Alias asociados y un mayor rendimiento y rapidez en el que los filtros se realizan en el Webmail; pero se aplica en el servidor, permite filtrar los correos antes de visualizarlo y por ello los tiempos de búsqueda y visualización de carpetas con gran cantidad de correos se reducen notablemente.

En la DiTIC se continúa trabajando en mejorar los servicios brindados. Se prevén en breve mejoras de seguridad y un aumento de la capacidad de almacenamiento.